使用免費工具製作線上預約系統,每週竟要多花你40小時!

已更新:10月19日


免費工具,線上預約

你想讓客人直接在網路上報名服務 / 活動 / 會議嗎?


免費的預約報名工具可能是你的第一選擇,不過:免費,通常是最貴的!免費工具通常無法完全符合你的實際需求,而且讓你需要另外付出極高的時間、勞力成本。


以下一共整理出你可能還沒想到,或者還沒遇到的 6 大缺點,告訴你為何不建議使用免費的預約報名工具,讓客人報名你的服務 / 活動 / 會議。



常見的免費預約報名工具


Google 表單


Google 表單是一款用來「收集及整理資料」的工具,它提供各種問卷題型,以及主題風格設計的功能,讓人們可以快速填寫,並即時得到回覆。

表單回覆的內容可以用 Google 試算表查看、整理,對於熟悉 Google 線上協作的人十分方便。



社群軟體私訊


最多人使用的是 Facebook 粉絲專頁、Line 官方帳號 / 個人帳號。

直接私訊最大的好處,就是可以即時處理客人的問題,不過因為難以切分工作與私人領域,所以容易不小心就花太多時間在上面。

免費報名工具,google表單,私訊報名
使用免費的 Google 表單、社群帳號當作預約報名工具


一般商家的預約報名方式

  1. 編輯一份 Google 表單,包含「服務 / 活動 / 會議資訊、繳費資訊、日期人數選項、報名資料……」等選項。

  2. 在 Facebook 粉專 / Line 官方帳號上,張貼 Google 表單的報名連結。

  3. 利用 Google 表單所產生的 Google 試算表,查看客人所回覆的報名資料,統計場次名額,避免超收。

  4. 寄送 Email / 私訊客人,提醒對方報名成功、催繳款項。

  5. 另外打開網路銀行帳戶,核對客人的轉帳金額。

  6. 寄送 Email / 私訊客人,告知對方繳費成功,提醒對方出席活動。


以上這是非常勤勞的做法,如果你已經習慣這樣做,那麼建議你思考一下以下的缺點。



免費預約報名工具的缺點


缺點一:需要隨時更新、整理報名資料


利用自動產生的 Google 試算表來查看回覆,雖然很方便,不過一旦出現任何客人誤填 / 異動的狀況,Google 試算表中就會出現重複的填單紀錄,需要額外確認。


大部分的主辦方,都會持續留意報名資料的更新狀況,避免一次累積過多的聯絡確認事項。當報名人數增加的時候,「整理報表」就會變成一天 24 小時都得分神處理的工作。


另外,如果需要好幾個人一起管理報名資料,Google 試算表的整理進度,就會需要頻繁來回交接。人員之間的權責劃分,也會成為一項重要的議題。



缺點二:人工查核每一筆收退款


每當收到款項,就必須先開啟網路銀行,核對帳戶號碼,接著再到 Google 試算表上面進行註記。


當訂單量增加,每天、每月對帳的工作也會跟著變得繁重且複雜。



缺點三:來回私訊花費大量時間


因為確認報名資料、收退款而產生的客服工作,雖然不難,但是難免遇到客人不在線上,或者自己不在線上的狀況。


除非有人力一整天都待在線上回覆客人,否則來回等待訊息的拋接,會讓聯絡效率非常低落。



缺點四:重複張貼/更新報名資訊


Google 表單無法設定每個活動場次的開放名額,也無法自動顯示目前有多少人報名,所以會需要:

  • 手動整理、管控剩餘名額,避免超收。

  • 在社群上公告目前的剩餘名額,刺激銷售。

但這兩項也都是需要隨時留心、重複執行的作業,非常佔用時間。



缺點五:營運報表、會員資料需另外整理


在沒有系統的幫助下,想利用 Google 表單蒐集到的資料,建立自己的營運報表、會員資料庫,就需要從多份 Google 試算表上複製內容,貼到同一份試算表上。


因此衍生出來的工作有:


  • 定期刪去重複的資料

  • 手動維護資料的正確性



缺點六:無法累積流量


雖然你可以藉由更改主題顏色、加入圖片 / 照片 / 影片……等功能,把 Google 表單設計像是你的專屬網頁一樣完整、引人入勝,但是一般人無法透過 Google 或其他搜尋引擎,搜尋到你的預約表單


如果要讓你的預約頁面出現在搜尋引擎的結果之中,你的頁面就需要擁有「品牌專屬的網域名稱」


擁有專屬的網域名稱,才能在網路上累積流量。當愈多人使用這個頁面(流量愈高),就能提升這個頁面的價值,讓人們更容易在搜尋結果中,看到你的頁面(搜尋排名提升)。



小結


當你使用免費的 Google 表單作為預約報名工具之後,可能會付出的成本如下:

使用免費預約報名工具失去成本計算

免費預約報名工具的陷阱:永遠無法完全滿足你的需求


在網路上提供免費工具的一方,會盡力滿足最多受眾的需求,所以免費工具的功能,幾乎不可能符合 特定族群 情況與需求。


Google 表單最適合拿來做的是免費問卷,未來也只會以需要「免費問卷」的受眾為優先,並根據他們的需求更新功能。預約時間、金流等功能,很難排進他們開發計劃中。



把工作變得更複雜


使用預約報名工具的目的是:「簡化蒐集報名資料」的環節。但如果挑選了不適合的工具,則會大幅增加學習、適應、管理新工具的成本。


在這樣的狀況下,與其為了一個免費但是「不適合」的工具,不斷地調整自己的工作流程,不如一開始就去尋求更貼合自身營運的工具來使用。



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